Reunión.
Conjunto de personas reunidas físicamente en un determinado lugar para tratar un tema que será coordinado por un conductor. Todas las reuniones están sujetas a ciertos lineamientos básicos.
El objetivo: El objetivo de la reunión es saber qué es lo que se quiere conseguir y que carácter va tener (informativo, ejecutivo, proposicional). Es de gran importancia ya que de eso va depender el motivo de la reunión y el camino que este tomara.
Para establecer el objetivo se debe de hacer una pregunta clave ¿Qué se quiere conseguir al realizar la reunión? ¿Qué impacto se desea producir a las personas que asistirán? Para que tenga éxito se debe de tener un propósito claro para el desarrollo de la reunión, no es necesario que sea muy específica, sobre aquello de lo que se desea conseguir, aunque el objetivo puede ser mas concreto.
Tipos de reuniones.
Una clasificación de las reuniones podría ser:
Por su objetivo o finalidad:
- Informativas.
- Consultivo-deliberativas.
- Formativas.
- Decisorias.
Las reuniones deben de ser organizadas y deben de seguir una estructura:
- Preparación o planificación.
Los aspectos principales en la preparación son los siguientes.
Elaboración de una agenda.
En la agenda el tema a tratar se dividirá en partes, es conveniente que la agenda sea dada a conocer a los participantes con anterioridad. El tema es el motivo principal por el que se realiza la reunión.
Elección de los participantes.
Se elegirán de acuerdo a sus intereses y relación con el asunto a tratar. Por ejemplo, en un hotel las reuniones se hacen para hablar sobre algún proyecto nuevo que les convenga para ganar más dinero.
Guía para conducir la reunión.
La guía se debe diseñar de acuerdo al objetivo que tiene la reunión, la apertura o inicio, los puntos a tratar, el tiempo requerido para bajar la información, las preguntas claves, tiempo para discutir el tema (toma de decisiones) y el cierre de la reunión. Todo debe de ser ordenado adecuadamente dependiendo de cómo lo organice la persona encargada de llevar a cabo la reunión.
Logística.
Durante la preparación de la reunión se tiene que tomar en cuenta todos los elementos esenciales para llevar a cabo la reunión, ya sea desde los materiales a utilizar durante su proceso, hasta el lugar en donde se desarrollara. Si no se le da importancia a todo eso, puede ocasionar que la reunión no se desarrolle adecuadamente, o hasta podría ser cancelada por la falta de organización o por algún fallo del equipo que se necesitara durante la reunión: luz, audio, sillas.
- Desarrollo del programa
Sin embargo, siempre es necesario y conveniente que en las reuniones se sigan ciertos criterios:
- Los miembros de la reunión deben conocer perfectamente el tema a desarrollar y la finalidad de esta.
- Los equipos directivos, deben procurar separar y no hacer coincidir en una misma reunión diversos temas y finalidades, ya que los miembros de la reunión tienden a unirlos.
La responsabilidad de la preparación de una reunión recae directamente en el conductor o coordinador de la misma y en las personas que van a asistir y participar.
El coordinador de una reunión debe atender a:
1. Las condiciones materiales:
- Sala de reunión.
- Condiciones necesarias y ambientes de trabajo.
- Recursos materiales.
El tema o temas de las reuniones deben:
- Ser real.
- Afectar e interesar al grupo.
- Establecer los límites de su tratamiento.
4. La determinación data del objetivo de la reunión. La finalidad u objetivo de la reunión debe indicarse en la convocatoria con toda claridad y precisión.
En la convocatoria deben incluirse:
- Fecha, lugar y hora de la reunión.
- Duración.
- Orden del día (tema de la reunión).
- Finalidades de la reunión en cada uno de los puntos del orden del día.
- Documentación con datos, problemas, propuestas; todo aquello que pueda ser nuevamente analizado y estudiado por las personas que van a asistir.
El director de una reunión debe:
- Comenzar la reunión con puntualidad.
- Clarificar los puntos del orden del día.
- Precisar el objetivo o finalidad de la reunión.
- Definir con claridad y precisión la técnica o estrategia a emplear en la reunión.
- Priorizar el tratamiento de los puntos del orden del día.
- El desarrollo de la reunión
- Fase de apertura.
- Fase de análisis y debate.
- Fase toma de decisiones.
- Fase de conclusiones.
El análisis y estudio de su necesidad
El coordinador de una reunión tiene que conseguir que la sesión de trabajo no termine sin:
- Haberse fijado con toda claridad los acuerdos y decisiones.
- Ser clarificadas las tareas y actividades que harán posible la puesta en práctica de los acuerdos y decisiones tomadas.
- Ser designadas las personas responsables del seguimiento y ejecución de cada tarea o actividad.
- Ser asignados los recursos para cada tarea o actividad.
- Una programación de tareas y actividades.
- Un plan de valoración procesual y final.
La razón de ser y el sentido de las actas de todas las reuniones es que el grupo haga el seguimiento y lleve el control de las decisiones y acuerdos adoptados. Cada reunión debería comenzar con la lectura del acta anterior y la revisión de la puesta en práctica de los acuerdos.
- Las técnicas o estrategias de trabajo en una reunión
- Principales técnicas
La reunión se basa en un documento que previamente ha sido analizado por cada uno de los componentes del equipo, y de cuyo análisis y debate en común se obtendrán unas conclusiones o decisiones de equipo.