Conductas de una reunión.
LA PREPARACION DE UNA REUNION O SESIÒN.
Una reunión o sesión se puede definir como la actividad en la que un grupo de personas (o equipo de trabajo) se comunican entre si, en un tiempo y espacio determinado, con el fin de alcanzar soluciones conjuntas ante un objetivo especifico.
Eléxito de una reunión está en una buena preparación. ¿Cuántas veces hemos visto gente en reuniones que no está preparada para una reunión?
Para causar una buena imagen e impresión hay que llevar preparado el orden del día, para poder resolver diferentes in situ cuestiones profesionales y así encontrar una solución consensuada entre todos, sin tener que esperar a la siguiente reunión para poder llegara acuerdos.
Vivimos en una sociedad limitada de tiempo, pero desgraciadamente, la única manera de alcanzar los resultados esperados es con la preparación previa para ir con el trabajo hecho y poder estar preparados antes situaciones imprevistas.
En nuestras reuniones nos encontramos a gente que ante una pregunta un poco profunda en un tema concreto se queda con cara de sorpresa, empieza asudar y se excusa durante un tiempo reducido para llamar por teléfono a sus colegas o con el pretexto de un breve receso, poder sacar del sistema datos que ya debería haber preparado.
Esto da una imagen lamentable sobre todo si nos reunimos con gente de fuera de la organización. El acudir sin haberse mirado ni preparado el orden del día de una sesión de trabajo, además de incumplir lasobligaciones de tu trabajo, supone una falta de respeto al resto de profesionales que acuden a esa misma cita.
Por lo tanto, antes de todo, tiene que estar nuestra dignidad profesional. Sino hemos podido preparar la sesión de forma adecuada hay que posponer la misma para permitirnos ponernos al día y hacer bien nuestro trabajo.
No tenemos que olvidar, que es importante el tiempo de todos losprofesionales que forman una organización cualquiera que sea el puesto que ocupen.
Antes de acudir a una reunión, hay que realizar una serie de acciones fundamentales:
- Conocer los asuntos a tratar.
- Preparar los temas a debatir.
- Ponernos en el lugar de la otra parte para analizar sus planteamientos y puntos de vista antes de la sesión de trabajo que nos va a permitir ir más preparados.
- Disponer de forma previa las ideas a exponer para estar seguros que transmitimos el mensaje de forma correcta.
- Y si somos nosotros los que organizamos la reunión, y tenemos que hacer una exposición, aconsejaría practicarla.
Esto nos va a permitir tener la satisfacción personal de hacer nuestro trabajo con profesionalidad que es lo principal.
Dicho de otra manera, si una reunión funciona bien, se presume que son una fuente de energía, motivación y realización tanto para el grupo como para las personas, sin embargo; la reunión funciona mal entonces estamos hablando de una perdida de tiempo y dinero.
* PODEMOS TOMAR EN CUENTA 5 PASOS PARA PREPARAR UNA REUNION CON ÉXITO:
1. Definir el objetivo de la reunión: Lo primero que hay que hacer es saber qué es lo que se quiere conseguir y qué carácter va a tener (informativo, ejecutivo, proposicional…).
2. Tantear el ambiente: Si no quieres encontrarte con una bomba emocional encima de la mesa deberías de hablar con las personas clave y sondearles sobre los temas profesionales y personales pertinentes.
3. Diseñar el orden del día: Aprovechando la información recogida en el paso anterior ya se está en condiciones de elaborar un orden del día. Recuerda un último punto de ruegos y preguntas.
4. Reserva el espacio: Es muy importante asegurarse de que se va a tener disponibilidad de un espacio apto para una reunión, sin que haya interrupciones, y que tenga todo lo necesario para el buen desarrollo de la misma.
5. Convocatoria: No elijas nunca la primera hora de la mañana ni hagas reuniones después de comer. Envía la convocatoria con el orden del día con tiempo suficiente para que los asistentes puedan prepararse los puntos a tratar, y puedan reorganizarse la agenda. Especifica la duración de la reunión y sé riguroso con el tiempo cuando se esté desarrollando.
Extra: Todas las reuniones son por definición políticas, pero si además se van a tomar decisiones o se va a llegar a acuerdos, entonces hay que llegar a la reunión con las cosas muy claras y, a ser posible, cerradas. Lo peor que puede pasar en una reunión con intereses enfrentados es abrir el melón encima de la mesa.
Conductas de una reunión
1.Hay que saber escuchar :Las cuestiones tratadas en las reuniones, pueden ser más o menos interesantes pero debemos aprender a escuchar a todo el mundo.
2.Atención: No solo con escuchar es suficiente. Hay que prestar atención y no hacer otra cosa a la vez -no es lo mismo oír que escuchar-. Hablar por el móvil, mirar por la ventana, leer el periódico, un libro, etc. Es una falta de respeto no atender a las explicaciones o exposiciones de los demás.
3.Saber hablar: Cuando hablamos debemos tener en cuenta que hay que mirar a los ojos de los demás hay que hacerlo de forma clara, con un tono de voz adecuado y valorando el tiempo de los demás, por lo que no debemos pararnos en detalles poco importantes o significativos.
4.Preguntar: Las preguntas deben tener relación con los temas tratados. Hay que dejar que las personas acaben sus explicaciones y dejar terminar las intervenciones de los demás. Si hay interrupciones, deberán ser justificadas.
5.Tiempo: Las reuniones suelen tener una duración prefijada de antemano. Hay que medir bien el tiempo y evitar alargar las reuniones más allá del tiempo establecido. Los horarios están para cumplirlos.
6.Discusiones: Las diferencias, que suele haberlas, deberán ser tratadas con el máximo respeto y educación. Nada de voces, imposiciones o "espantadas" (abandonar la reunión de forma airada). Las cosas se hablan y se discuten, pero siempre en buenos términos.
7.Ausentarse: Abandonar una reunión sin haberla finalizado solo puede hacerse por razones muy importantes o de fuerza mayor. No es correcto dejar la reunión por cuestiones cotidianas. En tal caso, se puede pedir un "receso" y tomar unos minutos para resolver algún problema puntual. Si es importante, se puede solicitar un aplazamiento de la reunión.
8.Conversaciones: En los tiempos "muertos" o pausas, las conversaciones no deben entrar en temas polémicos que puedan dar lugar a discusiones. Temas sobre religión, política, preguntas personales, etc. deberían ser ignorados. Si llega el caso, puede dar respuestas poco comprometidas. No se decante por ninguna opción en concreto. Muchas de estas opiniones pertenecen al ámbito privado de las personas.
9.Respeto: Las formas no se deben perder en ningún momento. Vaya como vaya la reunión hay que mantenerse en su sitio. No es mejor negociador siendo un grosero.
10.Educación: Saludar al llegar y al despedirse; pedir la palabra de forma educada; solicitar las cosas, por favor; dar las gracias, etc. son cuestiones a tener en cuenta para una relación cordial y fluida con el resto de participantes.
Una reunión de trabajo no es un campo de batalla, sino un punto de encuentro. Pueden darse posturas o puntos de vista diferentes, pero no por ello debemos crear un clima de hostilidad. Los comportamientos negativos u hostiles no facilitan las relaciones ni ayudan a la consecución de los fines para los que se realizan las reuniones.
* TIPOS DE REUNION ;
INFORMATIVA: se realiza para transmitir información para y desde el grupo. La información se puede transmitir en forma de preguntas.
SOLUCION DE PROBLEMAS: Como su nombre lo indica, este tipo de reunión tiene la finalidad de resolver problemas existentes en la entidad o dentro del grupo, aquí los participantes deben ser activos y el moderador se limita a dirigir y controlar la reunión.
TRABAJO: Se lleva a cabo para intercambiar información, coordinar y mejorar los procesos de trabajo mediante la planificación y aplicación de estrategias. Se deben de proponer ideas, mientras el moderador se encarga de dirigir la reunión.
CREATIVA: Se lleva a cabo para generar nuevas ideas por medio de sugerencias.
NEGOCIACION: Se trata de alcanzar acuerdos por medio de posturas, opiniones y sugerencias
ASPECTOS CLAVE DE LAS REUNIONES:
* Asistentes
* Conductor
* Tiempo
* Material
* Espacio físico
* Medios de apoyo
LA PREPARACION DE UNA REUNION O SESIÒN.
Una reunión o sesión se puede definir como la actividad en la que un grupo de personas (o equipo de trabajo) se comunican entre si, en un tiempo y espacio determinado, con el fin de alcanzar soluciones conjuntas ante un objetivo especifico.
Eléxito de una reunión está en una buena preparación. ¿Cuántas veces hemos visto gente en reuniones que no está preparada para una reunión?
Para causar una buena imagen e impresión hay que llevar preparado el orden del día, para poder resolver diferentes in situ cuestiones profesionales y así encontrar una solución consensuada entre todos, sin tener que esperar a la siguiente reunión para poder llegara acuerdos.
Vivimos en una sociedad limitada de tiempo, pero desgraciadamente, la única manera de alcanzar los resultados esperados es con la preparación previa para ir con el trabajo hecho y poder estar preparados antes situaciones imprevistas.
En nuestras reuniones nos encontramos a gente que ante una pregunta un poco profunda en un tema concreto se queda con cara de sorpresa, empieza asudar y se excusa durante un tiempo reducido para llamar por teléfono a sus colegas o con el pretexto de un breve receso, poder sacar del sistema datos que ya debería haber preparado.
Esto da una imagen lamentable sobre todo si nos reunimos con gente de fuera de la organización. El acudir sin haberse mirado ni preparado el orden del día de una sesión de trabajo, además de incumplir lasobligaciones de tu trabajo, supone una falta de respeto al resto de profesionales que acuden a esa misma cita.
Por lo tanto, antes de todo, tiene que estar nuestra dignidad profesional. Sino hemos podido preparar la sesión de forma adecuada hay que posponer la misma para permitirnos ponernos al día y hacer bien nuestro trabajo.
No tenemos que olvidar, que es importante el tiempo de todos losprofesionales que forman una organización cualquiera que sea el puesto que ocupen.
Antes de acudir a una reunión, hay que realizar una serie de acciones fundamentales:
- Conocer los asuntos a tratar.
- Preparar los temas a debatir.
- Ponernos en el lugar de la otra parte para analizar sus planteamientos y puntos de vista antes de la sesión de trabajo que nos va a permitir ir más preparados.
- Disponer de forma previa las ideas a exponer para estar seguros que transmitimos el mensaje de forma correcta.
- Y si somos nosotros los que organizamos la reunión, y tenemos que hacer una exposición, aconsejaría practicarla.
Esto nos va a permitir tener la satisfacción personal de hacer nuestro trabajo con profesionalidad que es lo principal.
Dicho de otra manera, si una reunión funciona bien, se presume que son una fuente de energía, motivación y realización tanto para el grupo como para las personas, sin embargo; la reunión funciona mal entonces estamos hablando de una perdida de tiempo y dinero.
* PODEMOS TOMAR EN CUENTA 5 PASOS PARA PREPARAR UNA REUNION CON ÉXITO:
1. Definir el objetivo de la reunión: Lo primero que hay que hacer es saber qué es lo que se quiere conseguir y qué carácter va a tener (informativo, ejecutivo, proposicional…).
2. Tantear el ambiente: Si no quieres encontrarte con una bomba emocional encima de la mesa deberías de hablar con las personas clave y sondearles sobre los temas profesionales y personales pertinentes.
3. Diseñar el orden del día: Aprovechando la información recogida en el paso anterior ya se está en condiciones de elaborar un orden del día. Recuerda un último punto de ruegos y preguntas.
4. Reserva el espacio: Es muy importante asegurarse de que se va a tener disponibilidad de un espacio apto para una reunión, sin que haya interrupciones, y que tenga todo lo necesario para el buen desarrollo de la misma.
5. Convocatoria: No elijas nunca la primera hora de la mañana ni hagas reuniones después de comer. Envía la convocatoria con el orden del día con tiempo suficiente para que los asistentes puedan prepararse los puntos a tratar, y puedan reorganizarse la agenda. Especifica la duración de la reunión y sé riguroso con el tiempo cuando se esté desarrollando.
Extra: Todas las reuniones son por definición políticas, pero si además se van a tomar decisiones o se va a llegar a acuerdos, entonces hay que llegar a la reunión con las cosas muy claras y, a ser posible, cerradas. Lo peor que puede pasar en una reunión con intereses enfrentados es abrir el melón encima de la mesa.
Conductas de una reunión
1.Hay que saber escuchar :Las cuestiones tratadas en las reuniones, pueden ser más o menos interesantes pero debemos aprender a escuchar a todo el mundo.
2.Atención: No solo con escuchar es suficiente. Hay que prestar atención y no hacer otra cosa a la vez -no es lo mismo oír que escuchar-. Hablar por el móvil, mirar por la ventana, leer el periódico, un libro, etc. Es una falta de respeto no atender a las explicaciones o exposiciones de los demás.
3.Saber hablar: Cuando hablamos debemos tener en cuenta que hay que mirar a los ojos de los demás hay que hacerlo de forma clara, con un tono de voz adecuado y valorando el tiempo de los demás, por lo que no debemos pararnos en detalles poco importantes o significativos.
4.Preguntar: Las preguntas deben tener relación con los temas tratados. Hay que dejar que las personas acaben sus explicaciones y dejar terminar las intervenciones de los demás. Si hay interrupciones, deberán ser justificadas.
5.Tiempo: Las reuniones suelen tener una duración prefijada de antemano. Hay que medir bien el tiempo y evitar alargar las reuniones más allá del tiempo establecido. Los horarios están para cumplirlos.
6.Discusiones: Las diferencias, que suele haberlas, deberán ser tratadas con el máximo respeto y educación. Nada de voces, imposiciones o "espantadas" (abandonar la reunión de forma airada). Las cosas se hablan y se discuten, pero siempre en buenos términos.
7.Ausentarse: Abandonar una reunión sin haberla finalizado solo puede hacerse por razones muy importantes o de fuerza mayor. No es correcto dejar la reunión por cuestiones cotidianas. En tal caso, se puede pedir un "receso" y tomar unos minutos para resolver algún problema puntual. Si es importante, se puede solicitar un aplazamiento de la reunión.
8.Conversaciones: En los tiempos "muertos" o pausas, las conversaciones no deben entrar en temas polémicos que puedan dar lugar a discusiones. Temas sobre religión, política, preguntas personales, etc. deberían ser ignorados. Si llega el caso, puede dar respuestas poco comprometidas. No se decante por ninguna opción en concreto. Muchas de estas opiniones pertenecen al ámbito privado de las personas.
9.Respeto: Las formas no se deben perder en ningún momento. Vaya como vaya la reunión hay que mantenerse en su sitio. No es mejor negociador siendo un grosero.
10.Educación: Saludar al llegar y al despedirse; pedir la palabra de forma educada; solicitar las cosas, por favor; dar las gracias, etc. son cuestiones a tener en cuenta para una relación cordial y fluida con el resto de participantes.
Una reunión de trabajo no es un campo de batalla, sino un punto de encuentro. Pueden darse posturas o puntos de vista diferentes, pero no por ello debemos crear un clima de hostilidad. Los comportamientos negativos u hostiles no facilitan las relaciones ni ayudan a la consecución de los fines para los que se realizan las reuniones.
* TIPOS DE REUNION ;
INFORMATIVA: se realiza para transmitir información para y desde el grupo. La información se puede transmitir en forma de preguntas.
SOLUCION DE PROBLEMAS: Como su nombre lo indica, este tipo de reunión tiene la finalidad de resolver problemas existentes en la entidad o dentro del grupo, aquí los participantes deben ser activos y el moderador se limita a dirigir y controlar la reunión.
TRABAJO: Se lleva a cabo para intercambiar información, coordinar y mejorar los procesos de trabajo mediante la planificación y aplicación de estrategias. Se deben de proponer ideas, mientras el moderador se encarga de dirigir la reunión.
CREATIVA: Se lleva a cabo para generar nuevas ideas por medio de sugerencias.
NEGOCIACION: Se trata de alcanzar acuerdos por medio de posturas, opiniones y sugerencias
ASPECTOS CLAVE DE LAS REUNIONES:
* Asistentes
* Conductor
* Tiempo
* Material
* Espacio físico
* Medios de apoyo